Dagsorden og referat 16.07.18

Referat d. 16/7.18

1. Godkendelse af referat.

Referat fra sidste bestyrelsesmøde er godkendt.

 

2.   Nyt fra formand.

E-stævne – Klubberne er opfordret til at klage til DRF over at der kun må inviteres 2 klubber ved E stævner. Det besluttes at klubben laver en klage skrivelse. Nina kontakter Hannibal for information.m

Klubmail – Der bør laves en klubmail, sådan at regninger, nyhedsbreve etc tjekker ind på en klubmail, i stedet for at det tjekker ind på en personlig mail.

Nyhedsbrev – Nyhedsbrevet fra DRF bør deles på Facebook, sådan at flere har mulighed for at læse deres nyhedsbrevet, da der ofte står relevante og interessante emner.

Sikkerhed – Der skal søges om hjertestarter fra TrygFonden.

3.      Trec.

Der er begyndt at komme en del tilmeldinger og der forventes at der stadig komme flere tilmeldinger.

Anna arbejder på at få flere af Line’s heste lejet ud.

Benita spørges om hun vil hjælpe i kiosken.

Der er sidste tilmelding D. 28/7

Hjælper kuponer/forplejning skal laves, dette sørger Britt for.

Der skal bruges hjælper til en post på ruten samt en til at holde heste, når ryttere er i map room.

 

Certificeringer.

Organisations certificering er den klubben er tættest på at kunne opnå pt.

Anna undersøger hvordan man ansøger om de certificeringer vi kan søge om pt samt om hvad de koster.

Sikkerhedscertificering.

Der undersøges hvem der udbyder kursus i sikkerhed og omgang med heste, samt hvad det koster. Der skal udfærdiges en beredskabsplan, som skal hænges op, så de er synlige.

Klubstævne certificering.

Drejebog for roller.

Skilte til parkering af bil og trailere skal hænge synligt.

Fremadrettet skal der tales om mulighed for Miljøcertificering og Bredde certificering.

 

4.   Nyt fra kasserer.

Kontooversigt – Lige pt er der 15.000 på kontoen i banken.

Der er ca 3.000 i kontanter. Pernille sætter 2.000 i banken, så kontantbeholdningen er på 1.000 kr.

Der er pt solgt for omkring 17.000 via mobilepay.

Der er bevilliget 8.000 til materialer.

De skal blandt andet bruges på frostmåtter.

Anna/Pernille bestiller frostmåtter.

Pernille undersøger ift at få købt en spring pakke med 5 spring.

Anna undersøger ift at få købt et ponygames sæt, der er relevant for klubben.

Medlemmer – Der er pt 73 medlemmer, dette er uden de kommende medlemmer fra Lundby efterskole.

 

5.   Runden rundt.

Der er oprettet Conventus, hvor alle dokumenter skal ligges ind. Dette gør Britt H. S.

Nina undersøger hvem der ejer marken ved siden af Line, sådan at marken kan bruges til Trec. (MA, forhindringer etc)

Der skal fremadrettet laves et nyhedsbrev, dette skriver Anna.

Klubmesterskab bliver afholdt som E stævne D. 8 og 9 september.

Den 8/9 riddes der dressur og d. 9/9 riddes spring.

Heste og pony klasser ligges sammen.

Gabriella kontaktes for at høre hvordan det planlægges så det er fair. Dette sørger Nina for.

6.   Arbejdsdag d. 19/8 kl. 10.00.

Motor etc skal køres på lossepladsen.

Markeringsbånd omkring “farlige” objekter, såsom plader etc der er placeret på græsset ved hundegårdene.

Referent: Britt H. S.

Dagsorden og referat 26/04 2018

1. Godkendelse af referat d. 11.03.2018 og d.15.01.2018. Referater godkendes.
2. Konstituering af bestyrelsen – Anna træder ind som aktivt medlem i bestyrelsen pr. dags dato. Formand – Nina er valgt som formand og Pernille træder af. Næstformand – Mette valgt. Kasserer – Pernille valgt som kasserer. Sekretær – Britt valgt.
3. Meddelelser fra formanden.
   1. Bestilling af jakker og bluser (Hvem gør hvad?) – Der skal findes ny forårs klubjakker, både i børne og voksen størrelse. Britt hører om Hasselø rideudstyr om de kan lave et tilbud til klubben, samt hører ift en deadline og om jakkerne kan bestilles løbende.
   2. Samarbejde med Lundby efterskole, se forslag fra Gwen herunder –VASK kan låne Lundby’s faciliteter til stævner, mod at Lundby’s elever stiller gratis op. Lundby’s elever, ca 20 stk., bliver så meldt ind i VASK. Lundby vil gerne kunne holde E stævne i juni måned for deres elever, så kan VASK evt overtage det julestævne som Lundby tidligere har stået for. Der tales om, at VASK evt kan låne Lundby’s ridehus, til at afholde Trec stævne i vinteren 2018. Pernille forhører sig med Gwen om VASK kan låne Lundby’s ridehus en hel dag til Trec stævne, når der kommer respons på det, giver Pernille Anna besked.
   3. Orientering fra kommunen
      1. materialetilskud – Der kommer først svar på, om VASK er tildelt materialetilskud i Maj. Når det bliver aktuelt, skal det tages op, hvad der skal indkøbes.
      2. aktiv sommer  – VASK kan få 250 pr. time, maks 8 timer pr dag. Pernille, Nina, Britt kan deltage, derudover kan Camille, Kimie, Smilla hjælpe til også. Der tales om krav til de børn der skal deltage, samt til hvilke tider det skal foregår. Nina og Britt aftaler hvordan det skal foregå, hvilken aldersgruppe, tidsrum, krav etc. og så meldes der tilbage til bestyrelsen, samt der søges hos kommunen.

1. Meddelelser fra kassereren vedr. klubbens økonomi.
   1. Bestilling af Trecudstyr/indkøb. – Ift stævner er der et mindre underskud, men ikke noget der er bekymrende på nuværende tidspunkt. Umiddelbart er det Bogø stævne samt elev cup, der er årsagen til underskuddet.
   2. Udlån af skabe og rengøring af “Dåsen”. – Rengøring hver 14 dag, støvsugning, gulvvask, aftørring af støv, oprydning. Der betales 100 kr. pr. gang v. rengøring, hvilket skal foregå 2 gange pr. måned. Pernille laver opslag ift udlån af skabe til at der har sin gang på rideskolen. Betaling foregår via mobilepay eller på klubbens konto nummer. Betales lejen af skabet ikke rettidigt, vil skabslås blive fjernet og skabet tømt. Britt laver opslag til udprinte, der hænges op på rideskolen.
2. Runden rundt
   1. Nina – Nina fortæller, om de punkter der er vigtige at tage med fra mødet i Jylland. Der skal blandt andet tænkes mere over, hvordan børn lærer og ride. Hvordan børn, samt voksne, behandler heste. Nina har fået 100 års flag med til klubben, samt 100 års bog. Bogen er kun trykt i et oplag på 2000. Der kan indkøbes 5 eksemplarer af 100 års bogen, som kan stå i kiosken og som kan købes v. stævner.

1. Stævnekalender 3. og 4. kvartal.
   1. Datoer er meldt ind til DRF – Dato til et evt Trec stævne bliver indskrevet i årshjul, når det bliver aktuelt.
2. Arrangementer.
   1. Kommende arrangementer
      1. arbejdsdag – En arbejdsdag inden maj stævnet kan ikke lade sig gøre, derfor bliver næste arbejdsdag D. 16 juni fra kl. 10.00 Der skrives prioriterings liste for arbejdsopgaver, som man skriver sig på, sådan at alle ved hvad de skal lave på arbejdsdagen.
      2. stævne 12. maj – Der undersøges om Maria S., vil bage boller til stævnet, samt om Britt (Kimie) vil lave lagkage. Det aftales at der indkøbes pølser/brød inkl dressing, som sælges denne dag.
      3. stævne juni – lørdag spring, søndag dressur. – Nina tager kontakt til Benita for at høre, om hun kan hjælpe i biksen D. 12/5 samt til juni stævnet. Der undersøges, om der er mulighed for, at flagene kommer op langs indkørslen til juni stævnet.
      4. TREC stævne august – Anna sørger for det endelige point resultat på selve dagen. Nina, Anna og Line sætter sig sammen og finder ud af hvad der skal bruges af hjælpere etc og melder tilbage. Der aftales, at der arrangeres 1-2 træningsdage før Trec stævnet. Denne kan evt gøres til en åben træning, sådan at folk udefra kan deltage. Tjek op på hvordan Trec mærket kan opnås.
   2. Foreningsdag august – Når datoen meldes ud vurderes det om det er aktuelt for klubben at deltage.
   3. Årshjul ajourføring og opdatering. se evt. http://www.valbjerggaard.dk/staevner-og-arrangementer/
3. Eventuelt. – Næste bestyrelses møde foregår d. 31/5 kl. 17.00-19.00

Referent: Britt H.

 

Referat d. 11.03.2018

Tilstede: Pernille Skov Sørensen, Mette Thomsen, Peter Iwaniewicz, Anna Hvid, John Steno.

1. Godkendelse af referat.

Referatet skal godkendes næste gang.

1. Konstituering

Formand: Pernille

Næstformand: Mette

Kasserer: Peter

Sekretær: Britt S.

Distrikt 5: Nina.

1. Meddelelser fra formanden

Go/Equipe: Anna og Peter skal have adgang så de kan se lister og betalinger.

Kommunen: ansøgt 1022 aktivitetstimer.

DRF distrikt 5: Line, Nina. De tilmelder selv.

DFR: generalforsamling: Nina. Pernille undersøger, om man skal deltage i optagelsen af nye medlemmer.

1. Meddelelser fra kassereren vedr. klubbens økonomi

Afgående kasserer: Der er sendt opkrævning ud på kontingent. Der er kommet ca. 6500, hvilket svarer til ca. halvdelen af medlemmerne.

Passive medlemmer er som udgangspunkt taget af medlemslisten. Det svarer til ca. 10 medlemmer. Pt. har vi 68 medlemmer.

DRF-medlemskab er betalt.

Lokaletilskud har vi søgt ud fra samme kontrakt som sidste år. Der er frist for afregning d. 15. marts, samt materiale tilskud. Anna tjekker priser og finder 1-2 spring og TREC- materialer. Pernille taster ind foreningsportalen.

Peter og John kigger på kassererens arbejde.

1. Stævne d. 17. – 18. marts 2018.

• Der er 31 startere fra Efterskolen derudover 13 lørdag, 18 søndag.
• Sekratariat: John Steno.
• Speaker/Dommerhjælp: lørdag: Diana, Henrik regner. Søndag: Line
• Dressurdommer: June Mølgaard. Springdommer: Gabriella Okholm. Banebygger: Aia
• Kiosk: Jan Jørgensen.
• Kage: Dallas, Britt rutebillagkage?
• Mad: Pastasalat, Mette. Pølsehorn: Pernille
• Banepersonale søndag: Aia,
• Printe kritikker: Pernille
• Rosetter: Der er nok.
• Indkøb til kiosk: John
• Trailere: Henrik.

1. Eventuelt

Næste møde: 14. april – kl. 13.00 (efter elevcup)

 

Referent: Pernille

Referat d. 15.1.2018

1.   Godkendelse af referat. 11.11.2017 Godkendt
2.   Endelig dagsorden godkendt
3.   Nyt fra formand

• drf kontingent
• elevcup orientering om pulje 1. afventer pulje.
• klubtøj
  • Hættetrøje med lynlås: 295 kr.
  • Hættetrøje uden lynlås: 200 Kr.
  • Uden hætte med lynlås: 240 Kr.

Incl. logo. Klubben tjener 50 kr. pr bluse.

Annoncering af tryk hos Sportigan 50 kr. pr logo.

”VASK Venner” sponsorater pris:  100 kr.

Generalforsamling ændring af kontingent medlemmer. Ny pris: 325 kr.

4.   Nyt fra kasserer

Gennemgang af regnskab 2017.

Vi slutter året med et underskud, som dog efter nytår er bragt til et lille +

Regnskabet er ikke blevet revideret af Lotte og Peder.

Vi slutter året med 71 medlemmer.

Oplæg til budget 18

Ændringer i kontingent aktive medlemmer 350 kr.

Passive medlemmer: 100 kr.

Skabsleje: 14 skabe 25 kr. pr. måned 4500 kr om året

Rengøring: 4000 til en af de store piger.

5.   Runden rundt

Intet nyt

6.   Generalforsamling 19/2 kl. 17.00-18.00 PSS sender indkaldelse ud på mail.

• dagsorden
• kontingent ændring for 2018 John laver oplæg
• valg til bestyrelsen. Nina genopstiller, Pernille genopstiller, Peter (Julies far vil gerne overtage kassere posten) Suppleanter: Britt genopstiller, Anna Hvid stiller. Reviser: Lotte er valg, vi formoder at hun ikke genopstiller. Niels Hvid stiller op.  Revisorsuppleant: John.

7.   Årshjul 2018/kommende arrangementer Line sender datoer for aktiviteter. PSS laver et forslag til årshjul.

Februar: Fastelavn ringridning.

Marts: D-stævne 17.+18. på Bogø

April/Maj: arbejdsdag

April: Trec/agility stævne

Maj: rideskolestævne 12. maj først

E-stævne 12.maj – hvilke klubber skal invitere?

Trec/agility: start august

Juni: åben træning en aftenstræning?

Klubmesterskab september

8.   Evt.

Intet

Referent: Pernille