Bestyrelsesmøde D. 03.04.17

1.Godkendelse af referat. Fejring af optagelse i DRF. Der tales om at der fastsættes en dato til at fejre optagelsen.

Dette fejres med fællesspisning til arbejdsdagen, dette betaler klubben.

2. Der tales om at få meldt VASK til “GO” hos DRF, men der skal undersøges hvad dette koster først.

Der tales om hvad der skal laves til arbejdsdagen på Valbjerggård, hvilket også er offentliggjort på hjemmesiden.

Line har også meldt ud at hun ikke har tilføjelser til yderligere opgaver. Der taler om at der tages kontakt til tømrer og at der evt hentes skilte fra

3. Der tales om at de laves et logo, Pernille har to forslag som præsenteres.

Der tales om at der laves et prøve tryk af det ene forslag som Pernille har præsenteret.

Logoet sendes til sportigan, logoet er vores (Valbjerggård sportsrideklub) eget logo, hvor der er lavet nogle tilføjelser.

4. Ryttermærker:

Disse er der efterspørgsel på, især 3 og 4.

• Der skal betales engangs gebyr for dommer (hvis under 3 timer 250 kr og hvis over 3 timer 500 kr) samt forplejning vederlag for kørsel, kørslen er 3,53 pr kilometer.

• Line har foreslået en pris på 350 kr pr mærke på kategori 1 og 2, og 550 kr pr mærke for kategori 3 og 4. Lines løn 2000kr for undervisning. Prøvesæt pr. Elev koster 125kr

• Det vil sige at for alle mærker min 8. deltagere ellers er det bestyrelsen der træffer beslutning om hvorvidt der er holdopstart eller ej.
• Prøvesæt og dommer skal bestilles via DRF’s hjemmeside seneste 3 uger før.

5. Stævne ansvarlig.

Dette indebærer at taste resultater osv ind på GO, dette har Line meldt ud at hun gerne vil. Dette er der enighed om at Line gerne må fortsætte med, men at der gerne må læres en eller to op. Der skal meldes tilbage til Line at der kun kan udbydes et ryttermærker af hver kategori en gang årligt.

• Brug af elevheste til E og D stævner, skal der betales leje af hest direkte til Line og ved rideskolestævner skal der fortsat betales 1500kr for leje af hest og Line’s løn. Der tales om at der fremadrettet skal skrives en regning fra Line’s firma og til Rideklubben. Dette er grundet at bestyrelse gerne vil have styr på klubbens udgifter og at der er overblik over økonomien.

• Aktiv sommer. Vil klubben udbyde aktiviteter der hører under aktiv sommer. Aktiviteten skal være på min 2 timer, der gives tilskud på 250kr pr aktivitetstime, der bevilliges tilskud til max 8 timers aktivitet, der kan bevilliges tilskud til materialer dog max 1.500 kr  pr hold, der skal være minimum 8 deltagere. Nina, Britt S., Pernille, Mette og Britt. Dagen kunne evt være fra 10.00-15.00 og indeholde noget striglekonkurence, en tur på en hest, etc. Der skal meldes tilbage til kommunen senest 15 maj. Der aftales at der findes nogle dage der evt kan være aktuelle.

4. Kasserer:

• Regnskabet for sidste stævne. Selve stævnet er der indtjent ca 2900 kr. Der aftales at der fremadrettet tjekkes op på om ryttere har betalt for deltagelse til stævnet, ellers kan de ikke stille op. Der skal fremadrettet meldes ind til John/sekretariat når man meldes til stævne, sådan at der er styr om der er betalt og at der er klare linjer om hvem der har betalt, hvor og til hvem man betaler til. Fem har ikke betalt for deltagelse til stævne, listen med navne sendes til Line, sådan at disse penge bliver indbetalt. Alt i alt er der indbetalt 9.500 i kontingent, der var budgetteret med 15.000.
• Der aftales at der kan offentliggøres på hjemmesiden, under den afdeling hvor indmeldingen til klubben sker, at der kan vises at der er mulighed for at søge om tilskud til ridning og kontinent. Der aftales at der sendes mail og besked afsted til dem der mangler at betale kontingent fra i år og fra året 2016. Det aftales at der i denne mail, skal stå at man skal huske at melde sig ud af rideklubben også.
• Kiosk Regnskab 2200 ca og der er udgifter for 2800, så der er pt underskud på 500kr, men dette er okay, da der er købt et godt varelager, der kan benyttes frem til sommerferien.
• Fremadrettet kan sponsoreret kager også være en god mulighed, kun en bradepande kage næste stævne/arrangement.
• Der er bevilliget aktivitetstilskud på 1000kr og der er bevilliget 18.800 kr. ca i lokaletilskud, samt 15.800 kr. til lokaleleje udgifter. Udbetaling af første rate ultimo April, og 2 rate medio August.
• Der kan nu bestilles dør, samt der kan underskrives lejekontrakt med Line.
• Der er på nuværende tidspunkt sat 15.000 af til facilitetsforbedringer.

5. Og 6.

Næste stævne. Der skal byttes rundt på spring og dressur, sådan at spring ligger lørdag og dressur ligger søndag, dette stævne skal meldes ud som et E stævne, men dette drøfter breddeudvalget med Line. Rideskole stævnet ligges samtidig, sådan at der er rideskoleklasser på både dressur og spring dagene.

Der tales om at der ikke skal betales 1500kr til Line når der afholdes rideskolestævner, men når klubben afholder E og D stævner betaler vi 1500kr til Line for leje af heste og løn.

Der skal laves klare nedskrevne og underskrevne aftaler fremadrettet, der indeholder retningslinjer for samarbejdet mellem Line og Valbjerggård sportsrideklub. Dette aftaler Pernille, John og Nina med Line.

7. Evt.

• Der skal sættes forsatsruder på biksen, så der er dækket til og der så ikke bliver beskidt indenfor.
• Der skal findes rester af maling til udendørs træ, Britt tager kontakt til en malermester ift om han evt vil sponsorere nogle rester. Britt henter maling sidst på ugen hos malermesteren.
• Rangliste, der bør evt være en liste, sådan at man kan gå ind os se, hvor de forskellige medlemmer er placeret på ranglisten. Listen bør evt opdateres en gang om måneden, sådan at der også skabes mere trafik på hjemmesiden. På denne måde kan deltagere og medlemmer også selv følge med i hvor deler på ranglisten. Dette skal undersøges yderligere og aftales med Line.

VASK Bestyrelsesmøde Mandag d. 20.02.17,
på Valbjerggaard Ridecenter kl. 17-19

Indkaldte: Pernille, Mette, Britt St., Nina, John, Britt Si. (supp.), Tine (supp.)

Fremmødte:
Alle indkaldte er fremmødt, derudover sidder Dallas med til bestyrelsesmødet.

 

Dagsorden.
1. Godkendelse af dagsordenen.

Dagsorden blev godkendt af alle tilstedeværende.

 

2. Konstituering af bestyrelsen
3. Formand: Pernille.
4. Næstformand: Mette.
   c. Sekretær: Britt St.
   d. Kasserer: John.
   e. DRF repræsentant: Nina.

Suppleant: Pernille.

1. Bredde Udvalget: Nina, Aia, Ida, Diana, Camilla og Tessa.

Suppleanter: Tine og Britt Si.

 

3. Kommunikation og møder.
4. Messenger gruppe/mail gruppe.

Det aftales at der oprettes mailgruppe til bestyrelsen, sådan at kontakten foregår derigennem indtil videre.

 

1. Mødeaktivitet, hyppighed og sted.
   Der aftales datoer for fremtidige bestyrelsesmøder.

 

Datoer for bestyrelsesmøder:

03.04.2017 kl. 17.00-19.00 Lokation: Nina. (DRF Repræsentant)

09.05.2017 kl. 17.00-19.00 Lokation: John. (Kasserer)

07.08.2017 kl. 17.00-19.00 Lokation: Valbjerggaard.

Arbejdsdage.

Der aftales datoer for kommende arbejdsdage på Valbjerggaard, samt at der på bestyrelsesmøderne, der ligger før datoerne for arbejdsdagene, planlægges hvad dagene ønskes brugt på, så dette kan meldes ud til rideklubbens medlemmer i fornuftig tid.

Datoer for kommende arbejdsdage på Valbjerggaard:

22.04.2017 kl. 10.00

20.08.2017 kl. 10.00

 

4. Nyt fra formanden.

Formand fortæller at der er udarbejdet kontrakt med Line og Dallas ift facilitets og slitage udgifts leje. Denne ligger pt hos kommunen og afventer godkendelse. Der forventes en afgørelse fra kommunen i starten af april måned.

 

5. Nyt fra kassereren.
   a. Økonomi/budget.
   Kasseren, John, fremlægger budget oversigt for 2016, samt hvordan budgettet eventuelt kan se ud for 2017, hvis de planlagte aktiviteter/arrangementer/stævner for 2017 overholdes. Dette blev også fremlagt til generalforsamlingen D. 20.01.2017, samt godkendt.

Kasseren, John, fortæller også at der samarbejdes med Line, på at udarbejde en kontrakt ift at få ryttermærker. Dette arbejdes der videre med og der meldes tilbage til bestyrelsen, når der ligger et udkast/forslag til kontrakt eller en endelig kontrakt fast.

Kommune tilskud.

DRF status.
Der meldes ud at de nye vedtægter, som blev vedtaget på generalforsamlingen D. 30.01.2017, er afsendt, samt at DRF har kvitteret for modtagelsen af de nye vedtægter. Bestyrelsen afventer DRF’s næste skridt og det aftales, at hvis der ikke høres fra DRF inden uge 9, så vil John kontakte DRF igen med henblik på at få en afgørelse fra deres side.

 

6. Årshjulet og de kommende aktiviteter
   a. Årshjulet kommer som bilag på mødet.

Formand, Pernille, gennemgår årshjulet med henblik på at få fastsat datoer. Årshjulet er det samme som blev fremlagt på generalforsamling d.20.01.17.

 

Datoer for de kommende aktiviteter:

04.03.2017 – Fastelavn på valbjerggård.

25.03.2017 – Bogø stævne, E stævne.

27.05.2017-28.05.2017 – Valbjerggård stævne, 2 dags stævne.

20.06.2017 – Pony stævne, Trec.

16.09.2017-17.09.2017 – VASK Klubstævne.

Breddeudvalget, involvering og arbejdsstruktur.

Det aftales at Nina er tovholder i breddeudvalget, også ift kontakt med bestyrelsen. Derudover drøftes der hvilke opgaver breddeudvalget har ansvaret for, hvilket blandt andet er stævner, sociale arrangementer, finde på nye tiltag/stævner.

7. Meddelelser og Evt.
   1. Det aftales det at Tine, vil undersøge muligheden for sponsorer, samt tage kontakt til virksomheder der har haft sponsorskilte hængende hos Bannerup ridecenter, med henblik på at få dem ud på Valbjerggård og hænge.
   2. Der uddeles, underskrives og indsamles børneattester på alle bestyrelsesmedlemmer, samt Line og Dallas. Disse tager Pernille med, så de kan blive sendt til behandling hos politiet. Det aftales at der skal printes yderligere 7 børneattester ud, sådan at der kan indhentes børneattester på resten af medlemmerne til breddeudvalget. Dem har Britt St. med til næste bestyrelsesmøde.
   3. Der aftales at Line søger DRF om lov til at klubstævne og evt dispensation ift dette. Ansøgningsfristen ligger i midt marts. Line meddeler til bestyrelsen, når der kommer respons på ansøgningen fra DRF.
   4. Der tales om at sætte muligheden for at VASK uddeler FIGHTER pokal/BEST BUDDIE pokal, dette sættes på som punkt på dagsordenen på næste bestyrelsesmøde.